ここでは、電子取引データ保存の概要について説明します。
電子取引データ保存とは
電子帳簿保存法の改正に伴い、2022年1月より電子取引データの出力書面での保存が廃止され、電子データでの保存が義務化されました。なお、電子取引データの保存(電子帳簿保存法第7条)は義務規定のため、すべての事業者に適用されます。
※2021年12月に令和4年1月1日から令和5年12月31日までの2年間猶予する方針が示されました。詳しくは以下の記事をご覧ください。
「令和3年度電子帳簿保存法改正を解説!第4回 ~電子取引厳格化に猶予期間~」
電子取引に該当するもの
電子取引とは、取引情報の授受を電磁的方式で行う取引のことです。取引情報とは、請求書等の記載事項のことを指します。
電子取引には具体的に以下が該当します。
(事例は電子取引の受領側として例示していますが、発行側も対象となります)
- 電子メールにより請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等)を受領
- インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ (PDFファイル等)又はホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用
- 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
- クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
- 特定の取引に係るEDIシステムを利用
- ペーパレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
- 請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領
電子取引の対象となる書類
- 重要書類(資金や物の流れに直結・連動する書類)
- 契約書
- 領収書
- 請求書
- 納品書
- 送り状
- 借用証書 など
- 一般書類(資金や物の流れに直結・連動しない書類)
- 見積書
- 注文書
- 検収書
- 貨物受領書 など
保存要件
以下の二つの要件を満たす必要があります。
「真実性の確保」※いずれかの措置を行うこと | |
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① | タイムスタンプが付された後の授受 |
② | 速やかに(又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに)タイムスタンプを付す |
③ | データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用 |
④ | 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け |
可視性の確保 | |
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保存した電子取引データをディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することできること | |
電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け(マニュアル等) | |
検索機能の確保 | 取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索の条件として設定することができること |
日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること | |
二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること |
A-SaaS電子取引データ保存システムの保存要件について
- 真実性の確保について
④の事務処理規程の備付けをおこなうことを前提にしております。
このページの一番下にある雛形をダウンロードしてご利用いただくことができます。ご活用ください。 - 可視性の確保について
本ヘルプセンターでのマニュアル提供や登録した電子取引データを検索機能、閲覧機能など要件を満たしております。
事務処理規定(サンプル)
システムを利用する前に「真実性の確保」要件への対応として、訂正削除を防止する事務処理規程を作成する必要があります。A-SaaSの「電子取引データ保存システム」を活用することを前提とした事務処理規程の雛形を用意しました。以下のリンクからWord形式でダウンロードできます。 自社に合わせて記載を変更してご活用ください。