電子取引データ保存

全体の流れ

電子で受け取った領収書や請求書などを保存する流れです。
A-SaaSの電子取引データ保存システムは事務処理規程の備付けをおこなうことを前提にしております。
事務処理規定の雛形は以下からダウンロードできます。
「事務処理規定（サンプル）」

1. ＜Step1＞[登録]タブにて電子取引データ（ファイル）をアップロードする
2. ＜Step2＞詳細情報を入力する
3. ＜Step3＞「登録」ボタンをクリックする（登録後は削除・再編集不可）
4. ＜Step4＞[一覧]タブにて登録された電子取引データを確認する

特徴

電子取引データ保存システムの特徴です。

• ドラッグ＆ドロップで簡単アップロード
• 複数ファイルをまとめて一括アップロードにも対応
•  アップロードできるファイルの拡張子
  • PDF・JPG・PNG
• 容量（ファイルサイズ）について
  • 1ファイルあたり3MBまで
  • 一度にアップロードできるファイル容量は合計10MBまで
  • アップロードできるデータ総容量（全体）は3GBまで
    ※3GB以上データ保存が必要になりましたらヘルプデスクまでご相談ください。
• 同じデータを複数アップロードしないように書類チェック機能搭載
  ※書類（ファイル）の記載内容やファイル容量などでチェックしています。
• 書類種別や取引先名の簡単入力
  • 一度登録した書類種別や取引先名はリストから簡単選択
  • 一部の文字を入力してリストを絞り込み
    ※書類種別では以下の6つが初期登録されています。（追加登録可能）
    • • 領収書・請求書・納品書・見積書・注文書・契約書
• 登録した電子取引データの削除や再編集は不可
• 電子取引データを登録した日や登録者も一覧で確認
• 登録した電子取引データを簡単検索

電子取引データ保存画面を表示する

1. 「業務から選ぶ」＞「電子証憑管理」＞「操作」＞「電子取引データ保存」をクリックします。
   
2. データ選択画面で顧問先を選択します。
   ※企業・事業主向け（顧問先向け）システムではデータ選択画面は表示されません。
   

画面構成

電子取引データ保存システムの画面構成です。

電子取引データを登録する

1. 電子取引ファイルをアップロードします。左上のエリアにファイルをドラッグ＆ドロップをするか、[参照]ボタンからファイルを選択します。複数ファイルを選択して一括でアップロードすることも可能です。
   
   
   参考
   アップロードできるデータ数・容量
   

   • 1ファイル：3MBまで
   • 一括でアップロードできるファイル数：10ファイルまで
   • 一括でアップロードできるファイル容量の合計：10MB

   ファイル名に使用できない文字

   • 半角カタカナ
   • 以下の半角記号
     " # % ' / < > [ ] ¥ ^ ` { } | ~
2. ファイルがアップロードされると、左下に詳細情報の入力行が表示されますので、各項目を入力します。備考欄以外は必須です。なお、編集中のデータは右側にプレビュー表示されます。
   他のファイル情報を編集したい場合は、該当の入力行でダブルクリックすると編集モードになります。
   アップロードしたファイルを登録せずに削除したい場合は、[削除]ボタンをクリックします。
   
   

   項目名	説明
   ファイル名	アップロードした電子取引ファイルのファイル名を表示します。 編集不可
   区分（必須）	「受取」「発行」から選択します。
   書類種別（必須）	登録する電子取引ファイルの種類をリストから選択、もしくは手入力します。なお、手入力した種別は次回以降リストに表示されるようになります。 文字の一部を入力するとリストが絞り込まれます。 リスト(初期値）：領収書・請求書・納品書・見積書・注文書・契約書
   取引日（必須）	取引日を「yyyymmdd」の形式で入力します。入力行が確定されると「yyyy/mm/dd」に変換されます。 入力例：2022年1月20日　⇒　20220120
   取引先名（必須）	取引先名を手入力、またはリストから選択します。 一度、手入力して登録した取引先名は次回以降リストに表示されるようになります。 文字の一部を入力するとリストが絞り込まれます。
   金額（必須）	金額を入力します。
   備考	登録するファイルに関するメモなどがあれば入力します。
   削除	アップロードした電子取引データを削除します。

3. 入力を終えたらエンターキーを押下して確定します。確定されると行が紫色に変わります。再編集する場合は、該当の行をダブルクリックしてください。
   内容を確認のうえ、問題なければ[登録]ボタンをクリックします。
   なお、登録されたファイルは削除や再編集はできませんので、ご留意ください。
4. 確認メッセージが表示されますので、[はい]をクリックします。
   
5. 登録が完了するとメッセージが表示れますので、[閉じる]をクリックします。
   

登録した電子取引データを確認する

1. 画面上部の「一覧」タブを選択します。
   
2. これまで登録された電子取引データを確認できます。右側にある[閲覧]ボタンをクリックすると登録した電子取引データが別タブでプレビュー表示されます。
   
   
   
   参考
   ファイル名など表示される文字数の関係で登録されている情報がすべて見えない場合は、マウスをポイント（マウスを項目名の上に重ねる）するとポップアップして確認することができます。
   

登録した電子取引データを検索する

登録した電子取引データを簡単に検索することができます。

1. 検索したい内容にあわせて必要な条件を設定し、[検索]を押下します。
   検索解除したい場合は、[検索条件リセット]を押下し、[検索]をクリックします。
   
   

   検索項目	説明
   区分	「受取」「発行」から選択します。
   書類種別	登録した電子取引データの種類をリストから選択します。 文字の一部を入力するとリストが絞り込まれます。 リスト(初期値）：領収書・請求書・納品書・見積書・注文書・契約書
   取引日	取引日を「yyyymmdd」の形式で入力します。期間指定は「自」のみ、「至」のみでも検索可能です。 入力例：2022年1月20日　⇒　20220120
   取引先名	取引先名をリストから選択します。 文字の一部を入力するとリストが絞り込まれます。
   金額	11桁以内の半角数字で金額を入力します。範囲指定は、「最小金額」のみ、「最高金額」のみでも検索可能です。
   登録日	登録日を「yyyymmdd」の形式で入力します。期間指定は「自」のみ、「至」のみでも検索可能です。 入力例：2022年1月20日　⇒　20220120
   登録者	登録した人がリスト表示されますので選択します。
   備考	備考に入力した内容から検索したいワードを入力します。

登録したデータの総容量を確認する

登録できる電子取引データの総容量（全体）は3GBまでです。現在、どれくらいの容量を使用しているか画面の右下で確認できます。
※3GB以上データ保存が必要になりましたらヘルプデスクまでご相談ください。